クライアントレコード：
* 登録フォーム/クライアント情報：
* フルネーム
* 住所
*電話番号
*生年月日（年齢要件を検証するため）
*緊急連絡先情報
*健康情報（一部のサロンは、地元の規制に基づいて異なりますが、UV暴露の影響を受ける可能性のある病状や薬について尋ねます）。
*スキンタイプ（FitzPatrickスキンタイプが一般的です）とUV光に対する感受性
*リスクと同意の理解
* サイン
* セッション履歴：
*日焼けセッションの日付と時間
*使用する日焼け機器の種類（ベッドモデル、スタンドアップブース）
*暴露期間
*使用されるUV強度またはレベル設定
*パッケージに購入/残っているセッションの数
* インシデントレポート（該当する場合）：
*クライアントによって報告された副作用または事件（たとえば、火傷、発疹、目の刺激）。
*事件の詳細、提供された治療（もしあれば）、および関与したスタッフ。
* メンバーシップ/パッケージ購入履歴：
*クライアントが購入したパッケージまたはメンバーシップの詳細
*支払い情報と取引記録
運用記録：
* 機器のメンテナンスログ：
*日焼けベッド/ブースの定期的なメンテナンススケジュール。
*電球の交換と電球の種類の日付。
*適切なUV出力を確保するためのキャリブレーションとテストレコード。
*機器で実行された修理またはサービスの記録。
* クリーニングと消毒ログ：
*使用後、日焼けベッド/ブースの清掃と消毒の記録。
*使用されているクリーニング製品の詳細とその後のクリーニング手順が続きます。
* 在庫記録：
*日焼けローションやその他の販売製品。
*目の保護インベントリ。
*在庫の清掃在庫。
* スタッフトレーニング記録：
*機器の運用、安全手順、および顧客サービスに関する従業員トレーニングのドキュメント。
*スタッフメンバーが保有する認定またはライセンス（現地規制で要求された場合）。
* 財務記録：
*販売記録
*費用記録
*給与記録
法的および規制記録：
* ビジネスライセンスと許可：
*特定の場所で日焼けサロンを運用するためのすべての必要なビジネスライセンスと許可のコピー。
* 責任保険：
*賠償責任保険の補償の証明。
* 状態および現地規制のコンプライアンス：
*日焼けベッドの操作、安全基準、および顧客通知に関する州および地方の規制へのコンプライアンスの文書。
*例は次のとおりです。
*日焼けの年齢制限。
*保護眼鏡を提供するための要件。
*警告サインの投稿。
* UV強度と露出の制限に関する規制。
* 検査報告書：
*調査結果や是正措置など、保健部門またはその他の規制機関による検査の記録。
重要な考慮事項：
* プライバシー： 日焼けサロンには、クライアントの個人情報および健康情報のプライバシーを保護する責任があります。彼らは、プライバシー法（たとえば、米国のHIPAA、カナダのピペダ、ヨーロッパのGDPR）に準拠するためのポリシーを整えるべきです。
* 保持ポリシー： 日焼けサロンには、さまざまな種類のレコードを保持する期間に関する書面によるポリシーが必要です。これらのポリシーは、データ保持の法的要件とベストプラクティスに準拠する必要があります。
* レコード形式： レコードは、紙または電子形式に保持できます。電子の場合、サロンはデータのセキュリティとバックアップを確保する必要があります。
* 状態法と地方の法律は異なります： 必要な特定の記録と日焼けサロンを管理する規制は、州ごとに、さらには地域ごとに地域ごとに大きく異なる場合があります。日焼けサロンの所有者が管轄区域の法律を完全に認識することが不可欠です。
* 記録保持の目的： 記録保持は、サロンが安全を確保し、ビジネスのパフォーマンスを追跡し、法的要件を遵守し、リスクを管理するのに役立ちます。優れた記録保持は、日焼けセッションの歴史を提供し、スタッフが適切な露出時間について助言するのを支援することで、顧客にも役立ちます。
要約すると、日焼けサロンは、クライアント情報、機器のメンテナンス、規制コンプライアンス、および財務データをカバーする包括的な記録セットを維持しています。この記録保持は、クライアントの安全性を確保し、法律内で動作し、ビジネスを効果的に管理するために重要です。