Záznamy klientov:
* Registračné formuláre/informácie o klientovi:
* Celé meno
* Adresa
* Telefónne číslo
* Dátum narodenia (na overenie vekových požiadaviek)
* Núdzové kontaktné informácie
* Informácie o zdraví (niektoré salóny sa pýtajú na zdravotné stavy alebo lieky, ktoré by mohli byť ovplyvnené expozíciou UV UV, hoci špecifiká sa líšia v závislosti od miestnych predpisov).
* Typ pleti (typ pleti Fitzpatrick je bežný) a citlivosť na UV svetlo
* Vyhlásenie o porozumení rizík a súhlas
* Podpis
* História relácií:
* Dátumy a časy opaľovania
* Typ používaného soláriet (model postele, stand-up stánok)
* Trvanie expozície
* Použité nastavenia intenzity UVR alebo nastavenia úrovne
* Počet relácií zakúpených/zostávajúcich v balíku
* správy o incidentoch (ak je to možné):
* Akékoľvek nežiaduce reakcie alebo incidenty, ktoré hlásil klient (napr. Popáleniny, vyrážky, podráždenie očí).
* Podrobnosti o incidente, poskytnuté ošetrenie (ak existujú) a zúčastnené zamestnanci.
* História nákupu členstva/balíka:
* Podrobnosti o balíkoch alebo členstvách zakúpených klientom
* Informácie o platbách a záznamy o transakciách
Prevádzkové záznamy:
* denníky údržby zariadenia:
* Pravidelné plány údržby pre soláriu/stánky.
* Dátumy výmeny žiarovky a typu žiarovky.
* Kalibračné a testovacie záznamy na zabezpečenie správneho výstupu UV.
* Záznamy o opravách alebo servisu vykonávaných na zariadení.
* Čistenie a dezinfikačné denníky:
* Záznamy o čistení a dezinfekcii solária/stánok po každom použití.
* Podrobnosti použitých čistiacich prostriedkov a postupy čistenia.
* Záznamy o inventári:
* Sávové vody a ďalšie výrobky na predaj.
* Inventár ochrany očí.
* Inventár čistiaceho prostriedku.
* Záznamy o školeniach zamestnancov:
* Dokumentácia školenia zamestnancov o prevádzke zariadenia, bezpečnostných postupoch a službách zákazníkov.
* Osvedčenia alebo licencie zamestnancov (ak sa to vyžaduje miestnymi predpismi).
* Finančné záznamy:
* Záznamy o predaji
* Záznamy o výdavkoch
* Záznamy o mzdách
Právne a regulačné záznamy:
* Obchodné licencie a povolenie:
* Kópie všetkých požadovaných obchodných licencií a povolení prevádzkovať soláriu salón na konkrétnom mieste.
* poistenie zodpovednosti:
* Dôkaz o poistení zodpovednosti.
* Dodržiavanie predpisov štátu a miestnych predpisov:
* Dokumentácia o dodržiavaní štátnych a miestnych predpisov týkajúcich sa prevádzky solárien, bezpečnostných noriem a oznámení zákazníkov.
* Príklady zahŕňajú:
* Vekové obmedzenia opaľovania.
* Požiadavky na poskytovanie ochranných okuliarov.
* Uverejňovanie výstražných znakov.
* Predpisy týkajúce sa intenzity UV a limitov expozície.
* Inšpekčné správy:
* Záznamy o inšpekciách zdravotníckych oddelení alebo iných regulačných agentúr vrátane nálezov a prijatých nápravných opatrení.
Dôležité úvahy:
* Ochrana: Salóny opaľovania sú zodpovední za ochranu súkromia osobných a zdravotných informácií svojich klientov. Mali by mať zavedené politiky na dodržiavanie zákonov o ochrane súkromia (napr. HIPAA v USA, Pipeda v Kanade, GDPR v Európe).
* retenčné politiky: Salons Salons by mal mať písomnú politiku o tom, ako dlho si zachovávajú rôzne typy záznamov. Tieto politiky by mali spĺňať právne požiadavky a osvedčené postupy na uchovávanie údajov.
* Formát záznamu: Záznamy sa môžu uchovávať v papierovom alebo elektronickom formáte. Ak sú elektronické, salóny musia zabezpečiť bezpečnosť údajov a zálohy.
* Štátne a miestne zákony sa líšia: Požadované konkrétne záznamy a nariadenia upravujúce opaľovacie salóny sa môžu výrazne líšiť od štátu po štát a dokonca aj od lokality po lokalitu. Je nevyhnutné, aby vlastníci solárie salónu boli plne vedomí zákonov v ich jurisdikcii.
* Účel uchovávania záznamov: Udržiavanie záznamov pomáha salónom zaisťovať bezpečnosť, sledovať výkonnosť podnikania, spĺňajú právne požiadavky a riadia riziko. Dobré udržiavanie záznamov tiež prospieva zákazníkom poskytovaním histórie svojich opaľovacích stretnutí a pomáhajú im poskytovať poradenstvo v primeraných časoch expozície.
V súhrne sa soláriové salóny udržiavajú komplexný súbor záznamov týkajúcich sa informácií o klientovi, údržbe zariadení, dodržiavania predpisov a finančných údajov. Toto vedenie záznamov je rozhodujúce pre zabezpečenie bezpečnosti klientov, pôsobiacich v rámci zákona a efektívne riadenie podnikania.