Enregistrements du client:
* Formulaires d'enregistrement / Informations sur le client:
* Nom et prénom
* Adresse
* Numéro de téléphone
* Date de naissance (pour vérifier les exigences d'âge)
* Coordonnées d'urgence
* Informations sur la santé (certains salons posent des questions sur les conditions médicales ou les médicaments qui pourraient être affectés par l'exposition aux UV, bien que les détails varient en fonction des réglementations locales).
* Type de peau (le type de peau Fitzpatrick est courant) et la sensibilité à la lumière UV
* Déclaration de compréhension des risques et du consentement
* Signature
* Historique des sessions:
* Dates et heures des séances de bronzage
* Type d'équipement de bronzage utilisé (modèle de lit, stand debout)
* Durée de l'exposition
* Intensité UV ou paramètres de niveau utilisés
* Nombre de sessions achetées / restantes dans un package
* Rapports d'incident (le cas échéant):
* Toutes les effets indésirables ou incidents rapportés par le client (par exemple, brûlures, éruptions cutanées, irritation des yeux).
* Détails de l'incident, du traitement fourni (le cas échéant) et du personnel impliqué.
* Historique d'achat d'adhésion / package:
* Détails des packages ou des abonnements achetés par le client
* Informations de paiement et enregistrements de transaction
Records opérationnels:
* Journaux de maintenance des équipements:
* Horaires d'entretien réguliers pour les lits / stands de bronzage.
* Dates de remplacements de bulbe et de type bulbe.
* Les enregistrements d'étalonnage et de test pour assurer une sortie UV appropriée.
* Enregistrements de réparations ou de services effectués sur l'équipement.
* Journaux de nettoyage et de désinfection:
* Enregistrements de nettoyage et de désinfection des lits / cabines de bronzage après chaque utilisation.
* Détails des produits de nettoyage utilisés et des procédures de nettoyage ont suivi.
* Enregistrements d'inventaire:
* Lotions de bronzage et autres produits à vendre.
* Inventaire de la protection des yeux.
* Inventaire des fournitures de nettoyage.
* Records de formation du personnel:
* Documentation de la formation des employés sur le fonctionnement de l'équipement, les procédures de sécurité et le service à la clientèle.
* Certifications ou licences détenues par les membres du personnel (si requis par les règlements locaux).
* Dossiers financiers:
* Records de vente
* Records de dépenses
* Records de paie
Dossiers juridiques et réglementaires:
* Licence et permis commerciaux:
* Copies de toutes les licences commerciales requises et permis pour exploiter un salon de bronzage à l'endroit spécifique.
* Assurance responsabilité:
* Preuve de couverture d'assurance responsabilité civile.
* Conformité des règlements des États et locaux:
* Documentation de la conformité aux réglementations étatiques et locales concernant le fonctionnement du lit de bronzage, les normes de sécurité et les notifications des clients.
* Les exemples incluent:
* Restrictions d'âge pour le bronzage.
* Exigences pour fournir des lunettes de protection.
* Publication de panneaux d'avertissement.
* Règlement sur les limites d'intensité et d'exposition UV.
* Rapports d'inspection:
* Records d'inspections par les services de santé ou d'autres organismes de réglementation, y compris les résultats et les mesures correctives prises.
Considérations importantes:
* confidentialité: Les salons de bronzage ont la responsabilité de protéger la confidentialité des informations personnelles et de santé de leurs clients. Ils devraient avoir des politiques en place pour se conformer aux lois sur la confidentialité (par exemple, HIPAA aux États-Unis, Pipeda au Canada, RGPD en Europe).
* Politiques de rétention: Les salons de bronzage devraient avoir une politique écrite sur la durée de la durée des différents types de dossiers. Ces politiques devraient se conformer aux exigences légales et aux meilleures pratiques de rétention des données.
* Format d'enregistrement: Les enregistrements peuvent être conservés au format papier ou électronique. S'il est électronique, les salons doivent assurer la sécurité des données et les sauvegardes.
* Les lois étatiques et locales varient: Les enregistrements spécifiques requis et les réglementations régissant les salons de bronzage peuvent varier considérablement d'un État à l'autre et même d'une localité à la localité. Il est essentiel que les propriétaires de salon de bronzage soient pleinement conscients des lois de leur juridiction.
* Objectif de la tenue des dossiers: La tenue des dossiers aide les salons à assurer la sécurité, à suivre les performances des entreprises, à se conformer aux exigences légales et à gérer les risques. Une bonne tenue de dossiers profite également aux clients en fournissant des antécédents de leurs séances de bronzage et en aidant le personnel à les conseiller sur les temps d'exposition appropriés.
En résumé, les salons de bronzage maintiennent un ensemble complet d'enregistrements couvrant les informations des clients, la maintenance de l'équipement, la conformité réglementaire et les données financières. Cette tenue de dossiers est cruciale pour assurer la sécurité des clients, opérer dans la loi et gérer efficacement l'entreprise.