Klientregistre:
* registreringsformularer/klientinformation:
* Fuldt navn
* Adresse
* Telefonnummer
* Fødselsdato (for at verificere alderskrav)
* Nødkontaktoplysninger
* Sundhedsoplysninger (nogle saloner spørger om medicinske tilstande eller medicin, der kan blive påvirket af UV -eksponering, skønt detaljer varierer baseret på lokale regler).
* Hudtype (fitzpatrick hudtype er almindelig) og følsomhed over for UV -lys
* Erklæring om forståelse af risici og samtykke
* Signatur
* sessionhistorie:
* Datoer og tidspunkter for garvningssessioner
* Type brugt garvningsudstyr (sengemodel, stand-up stand)
* Varighed af eksponering
* UV -intensitet eller anvendte niveauer
* Antal sessioner, der er købt/resterende i en pakke
* hændelsesrapporter (hvis relevant):
* Eventuelle bivirkninger eller hændelser rapporteret af klienten (f.eks. Forbrændinger, udslæt, øjenirritation).
* Detaljer om hændelsen, behandlingen leveres (hvis nogen) og involverede personale.
* medlemskab/pakke Købshistorik:
* Detaljer om pakker eller medlemskaber, der er købt af klienten
* Betalingsoplysninger og transaktionsregistre
operationelle poster:
* Udstyrsvedligeholdelseslogfiler:
* Regelmæssige vedligeholdelsesplaner for garvning af senge/bås.
* Datoer for pæreudskiftninger og pæretype.
* Kalibrering og testregistre for at sikre korrekt UV -output.
* Registreringer af reparationer eller service, der udføres på udstyret.
* rengørings- og sanitiseringslogfiler:
* Registreringer af rengøring og desinficering af garvningssenge/kabiner efter hver brug.
* Detaljer om anvendte rengøringsprodukter og rengøringsprocedurerne fulgte.
* Inventory Records:
* Garvning af lotioner og andre produkter til salg.
* Øjenbeskyttelsesbeholdning.
* Rengøringsforsyningens lager.
* Personaleuddannelsesregistre:
* Dokumentation af medarbejderuddannelse om udstyrsdrift, sikkerhedsprocedurer og kundeservice.
* Certificeringer eller licenser, som medarbejderne har (hvis det kræves af lokale regler).
* Finansielle poster:
* Salgsregistre
* Udgiftsregistre
* Lønregistreringer
juridiske og lovgivningsmæssige poster:
* forretningslicenser og tilladelser:
* Kopier af alle krævede forretningslicenser og tilladelser til at betjene en garvningssalon på det specifikke sted.
* Ansvarsforsikring:
* Bevis for ansvarsforsikringsdækning.
* statslige og lokale regler Overholdelse:
* Dokumentation for overholdelse af statslige og lokale regler vedrørende garvning af sengeoperation, sikkerhedsstandarder og kundemeddelelser.
* Eksempler inkluderer:
* Aldersbegrænsninger for garvning.
* Krav til levering af beskyttende briller.
* Indsendelse af advarselsskilte.
* Forordninger om UV -intensitet og eksponeringsgrænser.
* Inspektionsrapporter:
* Registreringer af inspektioner fra sundhedsafdelinger eller andre regulatoriske agenturer, herunder fund og korrigerende handlinger, der er truffet.
Vigtige overvejelser:
* privatliv: Garvningssaloner har et ansvar for at beskytte privatlivets fred for deres klienters personlige og sundhedsoplysninger. De skal have politikker på plads for at overholde lovgivningen om privatlivets fred (f.eks. HIPAA i USA, Pipeda i Canada, GDPR i Europa).
* opbevaringspolitikker: Garvningssaloner skal have en skriftlig politik om, hvor længe de bevarer forskellige typer poster. Disse politikker bør overholde juridiske krav og bedste praksis for datalagring.
* Recordformat: Registreringer kan opbevares i papir eller elektronisk format. Hvis elektronisk, skal saloner sikre datasikkerhed og sikkerhedskopier.
* statslige og lokale love varierer: De krævede specifikke poster, og reglerne for garvningssaloner kan variere markant fra stat til stat og endda fra lokalitet til lokalitet. Det er vigtigt for garvningssalonejere at være fuldt ud opmærksomme på lovene i deres jurisdiktion.
* Formål med opbevaring: Record Keeping hjælper saloner med at sikre sikkerhed, spore forretningspræstationer, overholde juridiske krav og styre risiko. Good Record Keeping er også til gavn for kunderne ved at give en historie om deres garvningssessioner og hjælpe personalet med at rådgive dem om passende eksponeringstider.
Sammenfattende opretholder garvningssaloner et omfattende sæt poster, der dækker klientinformation, vedligeholdelse af udstyr, lovgivningsmæssig overholdelse og økonomiske data. Denne opbevaring af rekord er afgørende for at sikre klienters sikkerhed, arbejde inden for loven og styre virksomheden effektivt.