이메일 관리:받은 편지함을 정리하는 데 어려움을 겪지 않은 사람이 있습니까? 평균 근무일에 200개 이상의 이메일을 받을 수 있습니다(일부는 관심이 있고 많은 것은 관심이 없습니다). 이것은 충격적인 수치가 아닙니다. 사실, 그것은 표준일 수도 있습니다. 많은 직업에서 하루 종일 받은 편지함을 읽고, 정리하고, 정리하는 데 보낼 수 있습니다. 그러나 받은편지함을 관리하고 정리하려고 하면 실제로 질문에 답하거나 전송되는 정보를 평가할 시간이 거의 없습니다.
다음은 받은편지함을 관리하기 위한 최선의 조언입니다.
이메일 확인을 하루에 세 번으로 제한:이를 마스터하려면 엄청난 훈련이 필요합니다. 그러나 하루 중 오전, 오전 중, 오후의 세 번만 받은 편지함을 확인하기로 결정하면 대부분의 사람들이 응답을 기다릴 수 있다는 것을 곧 알게 될 것입니다. 이러한 특정 기간에 시간을 집중하면 더 많은 성과를 거둘 수 있을 뿐만 아니라 상호 작용하는 사람들이 귀하와 함께 일할 수 있는 방법에 대해 교육할 수 있습니다.
이메일 알림 끄기:헉! 뭐? 업무에서 몇 분 안에 답장을 보내야 하는 경우가 아니면 이메일을 확인하면 전반적인 생산성이 저하될 수 있습니다. 러프버러 대학교(Loughborough University)에서 수행한 연구에 따르면 평균적으로 이메일 중단에서 완전히 복구하는 데 64초가 걸립니다. 따라서 "설정" 또는 "도구" 메뉴를 찾아 "알림" 옵션을 끄고 저장하십시오.
정크 이메일 수신 거부:반복되는 뉴스레터를 삭제하고 이른 아침에 생산적인 시간을 얼마나 낭비했습니까? 정크 이메일? 삭제하는 데 몇 초 밖에 걸리지 않지만 이 시간을 1년에 걸쳐 합산하면 다른 곳에서 더 잘 보낼 수 있는 몇 시간이 될 수 있습니다. 현재 받은 편지함에 있는 이메일을 살펴보십시오. 정기적으로 읽지 않는 책이 있으면 구독 취소 링크를 누르십시오.
나중에 보낼 이메일 예약:워킹맘:생산성을 높이세요! 이메일을 보내기 가장 좋은 시간은 출근 전과 점심 시간입니다. 오전 6시에 보낸 이메일은 오후 4시에 보낸 이메일보다 열릴 확률이 3배 더 높습니다. 이것은 내가 영업 사원에게 새로운 고객을 발굴할 수 있도록 지도할 때 사용하는 훌륭한 팁입니다. 다른 장애물(예:고객의 행정 보조원 및 비의사 결정권자)이 아직 작동하지 않을 때 업무 시간 전후에 어려운 비즈니스 연결을 만드는 것이 더 쉽습니다.
그룹 이메일로 이동하는 속도를 늦추십시오. 모든 문제에 무게를 두지 않을 때 그룹 이메일이 어떻게 저절로 해결되는지 놀랍습니다. 프로세스 전반에 걸쳐 응답하는 대신 그룹 이메일에 있는 사람들이 먼저 문제를 해결하도록 합니다. 그런 다음 체인의 마지막 이메일을 읽으십시오. 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
이메일 폴더 생성:클라이언트 또는 프로젝트 유형 이메일을 저장할 이메일 폴더를 생성하는 것을 고려하십시오. "Follow-Up", "Interesting" 또는 "To-Do"라는 폴더를 만듭니다. 여기에 관심을 불러일으키고 나중에 더 자세히 검토하고 싶은 받은 편지함의 이메일을 보관할 수 있습니다. 시간을 찾으면 해당 폴더를 살펴보고 보관할 가치가 있는 이메일을 읽기만 하면 됩니다. 시간을 할애할 가치가 없는 메일은 삭제하세요.
긴급 이메일 플래그 지정:이렇게 하면 받은 편지함에서 쉽게 찾을 수 있습니다. Microsoft Outlook과 Gmail에는 모두 추적할 수 있는 몇 가지 플래그 지정 및 후속 조치 도구가 있습니다. 저는 열렬한 팬입니다.
완료된 이메일을 받은 편지함에서 꺼내기:매우 간단해 보이지만 일단 이메일을 읽은 후에는 파일을 정리하거나 삭제하거나 적절한 폴더로 이동하십시오. 이렇게 하면 Inbox는 주의가 필요한 내용과만 관련됩니다.
이메일 정리 중지--답변 또는 삭제:미친 파일링 시스템을 찾는 데 시간을 낭비하지 마세요. 내장된 이메일 폴더를 사용하거나 삭제하세요! 기억하십시오:정말 중요하고 실수로 지운 경우에는 언제든지 휴지통에서 파일을 파헤치거나 이메일을 다시 보내달라고 요청할 수 있습니다.
짧게 작성:이메일 소설 수 받았습니까? 정책이 있습니다. 2문단 이상이면 삭제 버튼을 누르고 위반자에게 전화를 겁니다. 이메일을 작성할 때 이와 동일한 조언을 따르십시오. 당신이 의미하는 바를 명확하게 말하되 가능한 한 적은 수의 단어를 사용하십시오. 이 모든 것을 말했지만 비즈니스 이메일에서 문제가 될 수 있는 간결한 어조를 보지 마십시오. 나는 단순히 요점을 파악하기 위해 이메일을 보낸 것으로 알려져 있지만 그로 인해 마음이 상했습니다. 이메일 톤에 미세한 선이 있습니다. 효율성을 유지하면서 주의를 기울이십시오.
소셜 미디어 사이트를 피하십시오. Facebook, Twitter, Pinterest 및 Instagram을 보고 싶은 유혹을 느낀다는 것을 알고 있지만 이러한 사이트에서 돌아갈 수 없는 소중한 작업 시간을 잃게 됩니다. 비즈니스 목적이 아니라면 근무 시간 동안 소셜 미디어와 인터넷 서핑을 피하십시오. Samantha Knowles는 Working Mom Reviews의 저자입니다. 눈을 훈련하는 방법을 배우고 20/20 시력을 되찾고 자연스럽게 더 선명한 시력을 얻으십시오. Natural Clear Vision을 확인하십시오. DSLR 카메라를 사용하는 방법을 알고 싶다면 사진 마스터 클래스를 확인하십시오.
